Kurangi Penumpukan Arsip, Dinas Sosial Merancang Pemusnahan Arsip

Kantor wilayah Departemen Sosial Nusa Tenggara Timur didirikan pada tahun 1977 dan secara resmi beroperasi pada tahun 1978. Sejak saat itu telah memporoduksi dan menghasilkan arsip baik dalam bentuk surat biasa, surat Keputusan, Surat Pertanggungjawaban Keuangan, dan bermacam-macam surat lainnya dan dokumen surat tersebut disimpan pada ruang kearsipan Dinas. Karena banyaknya arsip yang diproduksi sejak tahun 1978 sampai saat ini, maka terdapat penumpukan dan mengakibatkan penataan ruangan menjadi sangat terbatas.

Menyikapi permasalahan ini, Kepala Dinas dalam rapat bersama Tim Penilai Arsip pada hari selasa tanggal 12 Juli 2022 pukul 08.30 WITA menyampaikan bahwa penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip yang telah retensi sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. "Saat ini terdapat 2.777 arsip inaktif yang akan dimusnahkan dan 102 arsip statis yang masih dapat dimanfaatkan. "

Beliau juga menambahkan bahwa penilaian dan pemusnahan arsip ini adalah merupakan kegiatan perdana yang baru akan dilaksankan di Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur  dalam beberapa dekade terakhir. Untuk itu diharapkan ketelitian dan para Pejabat Fungsional Arsiparis sebagai penata kelola arsip, Kepala Sub Bagian dan Umum serta Tim Penilai Arsip untuk bekerja secara serius untuk tercapainya efektifitas dan efisiensi pelayanan kearsipan, dan beharap agar pelaksanaan pemusnahan arsip ini dijadwalkan secara kontinyu.

Penulis : Shandra Isliko