Arsip adalah memori kedua setelah otak
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang tidak sederhana dan memerlukan kehati-hatian, karena menyangkut penghapusan barang bukti. Karena itu harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan. Pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab, dan juga merupakan salah satu bentuk penyusutan yang sesungguhnya karena dari kegiatan pemusnahan tersebut kekayaan instansi secara fisik maupun informasi berkurang.
Pemusnahan arsip pada Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur telah dilakukan sebanyak dua tahap. Pada tahap yang pertama, arsip yang dimusnahnkan berjumlah 2.773 (dua ribu tujuh ratus tujuh puluh tiga) arsip. Sedangkan pada tahap kedua. arsip yang dimusnahkan sebanyak 6.596 (enam ribu lima ratus sembilan puluh enam) arsip. Sehingga total keseluruhan arsip yang telah dimusnahkan pada tahun 2022 adalah sebanyak 9.369 (sembilan ribu tiga ratus enam puluh sembilan) arsip.
Pemusnahan arsip Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur yang dilaksnakan pada tanggal 02 Desember 2022 ini, dihadiri oleh Kepala Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur, Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur, perwakilan dari Inspektorat, perwakilan dari Biro Hukum, Kepala Bidang dan para Pejabat Fungsional Arsiparis dan Dinas Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Timur, dan pejabat Fungsional Arsiparis pada Dinas Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur.
Kepala Dinas Sosial Provinsi
Nusa Tenggara Timur Bapak Yosef Rasi, S.Sos., M.Si dalam rapat pemusnahan arsip
mengemukakan bahwa “ketika kita berbicara tentang arsip, maka kita perlu
berpikir bahwa arsip merupakan hal yang penting dan merupakan memori kedua
setelah otak. Arsip sangat membantu kita ketika kita kehilangan memori terhadap
suatu pekerjaan, misalnya yang berkaitan dengan asset. Meskipun saat ini kita
berada pada era digital, namun menyimpan file
secara manual pun penting untuk kita lakukan sehingga data tetap terjaga
dengan baik”.
Melalui proses pemusnahan
ini, Yosef mengucapkan terima kasih kepada para pejabat fungsional arsiparis
yang telah melakukan pemilahan dan pemeriksaan terhadap arsip sehingga sampai
dengan tahap dua ini terdapat 9.369 arsip yang telah dimusnahkan. Ia
menambahkan bahwa ini adalah suatu pekerjaan yang membutuhkan ketekunan,
kesabaran, dan bahkan mengorbankan kesehatan karena sering terpapar debu dari
tumpukan arsip. Ia berharap agar tetap dilakukan pemilahan arsip arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan, sehingga dapat dimusnahkan.
Pak Yos Rasi-demikian sapaan
beliau, mengucapkan terima kasih kepada para Pejabat Fungsional Arsiparis Dinas
Sosial Provinsi Nusa Tenggara Timur yang bekerja ekstra dalam mempersiapkan
pemusnahan arsip tahun 2022, dan berharap di tahun yang akan datang akan dilaksankan
pemusnahan arsip lagi sehingga tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak
memiliki nilai guna.
Ia juga menambahkan agar setelah kegiatan ini, kita akan melakukan penataan kearsipan di masing-masing bidang dan Sub Bidang sehingga lebih mempermudah dalam proses pemilahan arsip inaktif.
https://www.instagram.com/tv/Clx049IP22p/?utm_source=ig_web_copy_link